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常州市财政局 常州市档案局关于认真贯彻实施《会计档案管理办法》的通知
常财会〔2017〕5号
发布日期:2017-09-14 浏览次数:  字号:〖
 

各辖市(区)财政局、档案局,市各部委办局、公司、直属单位:

根据财政部、国家档案局新修订的《会计档案管理办法》(财政部令第79号)和省财政厅、省档案局《关于贯彻实施会计档案管理办法的通知》(苏财会〔2016〕33号)精神,现将进一步贯彻实施《会计档案管理办法》相关工作通知如下:

一、高度重视,加强新办法的宣传培训

贯彻实施《会计档案管理办法》,有利于推动互联网创新经济的发展,促进形成绿色、低碳的发展方式,推进国家治理能力现代化。各地区、各单位要充分认识贯彻实施《会计档案管理办法》的重要意义,把规范会计档案的管理、保护和利用会计档案作为当前和今后一个时期的一项重要工作抓实抓好,利用各种渠道进行广泛宣传培训,将《会计档案管理办法》纳入会计人员继续教育的内容,引导各单位的相关负责人和会计、档案工作人员准确理解和把握《会计档案管理办法》的内容和要求。

二、抓住重点,完善会计档案规章制度

新《会计档案管理办法》,进一步完善了会计档案的定义和范围,增加并明确了电子会计档案的管理要求,完善了会计档案的销毁程序,调整了会计档案的定期保管期限,并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。各单位要根据《会计档案管理办法》的调整变化,及时修订完善本单位会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,加强电子会计档案管理,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

(一)会计档案保管期限的调整

新《会计档案管理办法》将会计档案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类,并将原附表1、2中保管期限为3年、5年、10年的会计档案统一规定保管期限为10年,将保管期限为15年、25年的会计档案统一规定保管期限为30年。其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至30年,其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。

(二)将电子会计档案纳入范围

为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全,对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式,新《会计档案管理办法》提出了如下要求:属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案。一是形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;四是采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;五是建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案;七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定;单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

(三)会计档案鉴定销毁程序的修订

新《会计档案管理办法》增加了鉴定销毁环节,要求“单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁”、“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行”。新《会计档案管理办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定,明确规定:会计档案销毁属于单位的内部管理事务,国家机关销毁会计档案不再由财政部门、审计部门派员监销,同时进一步明确了单位内部组织监销的有关要求。即“单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章” 。

三、会计档案管理的新旧衔接工作

(一)关于保管期限的衔接规定

1.新《会计档案管理办法》与原《会计档案管理办法》规定的最低保管期限不一致的,按照新《会计档案管理办法》的规定执行。考虑到总预算会计档案的重要性,请各级财政部门继续按照1992年月12月省财政厅、省档案局印发的《关于改变总预算会计帐册、凭证保管期限的通知》的要求,即:财政总预算会计拨款凭证及其他会计凭证、总帐、明细分类、分户或登记簿的保管期限为“永久”执行。

2.已到原《会计档案管理办法》规定的最低保管期限,并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案,应按照新《会计档案管理办法》的规定组织销毁;已到原《会计档案管理办法》规定的最低保管期限,并已于2015年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案,应按照新《会计档案管理办法》确定继续保管期限(最低继续保管期限等于新《会计档案管理办法》规定的最低保管期限减去已保管期限,下同)。

3.已到原《会计档案管理办法》规定的最低保管期限,但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案,应按照新《会计档案管理办法》的规定进行鉴定,确定销毁或继续保管。确定销毁的,应按照新《会计档案管理办法》的规定组织销毁;确定继续保管的,应按照新《会计档案管理办法》确定继续保管期限。

4.未到原《会计档案管理办法》规定的最低保管期限的会计档案,应按照新《会计档案管理办法》的规定重新划定保管期限。

(二)关于电子会计资料归档的衔接规定

1.单位如在新《会计档案管理办法》施行前已利用现代信息技术手段开展会计核算和会计档案管理,其有关工作符合《企业会计信息化工作规范》(财会〔2013〕20号)的要求,所形成的、尚未移交本单位档案机构统一保管的会计资料符合新《会计档案管理办法》第八条、第九条规定的电子会计档案归档条件的,可仅以电子形式归档保管。2014年以前形成的会计资料一律按照原《会计档案管理办法》的规定归档保管。

2.各单位根据新《会计档案管理办法》仅以电子形式保存会计档案的,原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行,以保证其年度会计档案保管形式的一致性。

四、加强指导,确保管理办法有效实施

各级财政部门、档案管理部门要加强对本地区会计档案管理工作的指导,将《会计档案管理办法》实施情况纳入监督检查的范围,督促各单位认真贯彻实施《会计档案管理办法》,引导各单位充分利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案,提升会计档案管理的规范化、信息化水平,确保《会计档案管理办法》实施到位。

各单位在具体实施中,还要遵守“另行组卷”和“骑缝章”的处理规定。凭证附件保管期限高于会计凭证的,为了便于日后查阅,原件可以不附在记账凭证之后,另行组卷,入其他类,然后在相关的记账凭证和原始凭证上注明原件所在的类和卷号,以便日后核对。另行组卷的会计专业材料有:土地征用及重大固定资产的买卖单据;工资名册;债权债务;交通肇事、工伤事故的处理单据;涉外(含港、澳、台地区)的会计资料;各种经济合同、存出保证金收据、契约;有必要延长保管期限的其他会计资料。会计凭证装订后要将装订线用会计档案的梯形标签封包,并将装订者印章盖于骑缝处(即骑缝章),在脊背处注明年、月、日和册数的编号。

常州市财政局  常州市档案局

2017年9月6日

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